SIBOLGA - Arsip merupakan rekaman kegiatan peristiwa dalam bentuk media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Pemerintah Kota Sibolga menggelar acara penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif dan Subtantif yang bertempat di Aula Topaz Kota Sibolga, senin(11/02) pagi, dalam rangka menyelamatkan arsip kegiatan OPD sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta sebagai acuan pemimpin dalam membuat keputusan.

Dalam sambutannya Wali Kota Sibolga Drs.H.M.Syarfi Hutauruk M.M, menyampaikan "sebagaimana kita ketahui bersama bahwa arsip hadir dalam setiap sendi kehidupan, arsip merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi satu generasi ke genarasi berikutnya, arsip memiliki peranan penting dalam pengembangan masyarakat untuk menjaga memori individu dan kolektif bangsa, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, sebagai memori, acuan dan bahan pertanggung jawaban nasional dalam penyelenggaraan pemerintah."ucap Syarfi.

Wali Kota menambahkan dengan tersusunnya JRA dilingkungan Pemerintah Kota Sibolga maka organisasi perangkat daerah akan mempunyai pedoman untuk melaksakan program penyusutan dan penyelamatan arsip secara sistematis, mudah dan berkesinambungan. "Kepada seluruh OPD dilingkungan Pemerintah Kota Sibolga, agar memahami bahwa seluruh arsip yang diciptakan OPD adalah milik negara dan setiap tindakan yang mengakibatkan hilangnya arsip, perpindahan tangan arsip kepada pihak yang tidak berhak, penguasaan arsip, bocornya kerahasiaan arsip tertutup, serta pemusnahan arsip yang tidak sesuai dengan prosedur peraturan perundang-undangan akan diancam pidana sesuai dengan BAB IX ketentuan pidana pasal 81 S/D pasal 88 undang-undang NO. 43 tahun 2009 tentang kearsipan."Tegas Wali Kota Sibolga.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Kota Sibolga Lysnah Siahaan, SE dalam laporannya menyampaikan "Dinas Perpustakaan Kota Sibolga secara bertahap telah menjalankan program penyelamatan Arsip Statis melalui kegiatan Akuisisi (PENGALIHAN/PENGAMBILAN) Arsip dari OPD, Pemerintah Kota Sibolga melalui Dinas Perpustakaan sudah mulai mengoperasikan Gedung Arsip yang didalamnya terdapat ruangan tempat penyimpanan Arsip Statis (DEPOT ARSIP) yang di manfaatkan sebagai prasarana Vital dalam program penyelenggaraan kearsipan." ujar Lysnah.

Dalam kesempatan ini, Majuni Susi, S.Sos selaku kepala Sub Direktorat Daerah II A ANRI dan Sutiasni, S.AP, M.Hum selaku ARSIPARIS MADYA ANRI menjadi moderator dalam kegiatan ini mengucapkan apresiasi yang setinggi-tingginya kepada Pemerintah Kota Sibolga, khususnya Walikota Sibolga yang telah memberikan dukungan dalam bidang kearsipan. Semoga kegiatan ini membawa manfaat, membawa perubahan positif untuk bidang kearsipan dan membawa kita pada kesadaran untuk mengelola arsip secara baik, benar dan penuh tanggung jawab sehingga pengelolaan arsip menjadi akuntabel dan dapat dijadikan tolak ukur dan juga dapat dijadikan sebagai alat yang berfungsi untuk kepastian bahwa arsip dimaksud telah dapat ditentukan masa retensinya.

Di akhir acara Wali Kota Sibolga Drs. H.M Syarfi Hutauruk M.M, bersama Wakil Wali Kota Sibolga Edi Polo Sitanggang, S.Pi memberikan Box Arsip sebanyak 10 Box setiap OPD secara simbolis.